L’emergenza sanitaria in corso ha modificato notevolmente le modalità di lavoro della maggior parte degli italiani, così come l’erogazione dei servizi ai cittadini. Alcune realtà hanno dovuto adeguarsi in fretta, con non poche difficoltà, ai nuovi sistemi, altre erano già preparate e pronte per farlo. Una di queste è l’Unione Bassa Reggiana che, già in tempi ‘non sospetti’, ossia da settembre 2019, è diventata ente firmatario del progetto pilota VeLA per lo Smart Working. Scelta come realtà amministrativa di eccellenza, è fra i pochissimi in Italia ad attuare questa sperimentazione. Oltre a ciò, ha attivato una serie di altre iniziative che si sono dimostrate particolarmente utili ed efficaci ad affrontare questo particolare momento.
SMART WORKING – 150 dipendenti per altrettante postazioni utilizzano attualmente il lavoro agile, svolgendo il proprio servizio da casa con l’apposito kit dello smart worker.
“Da gennaio 2020 – spiega la direttrice Elena Gamberini – l’Unione Bassa Reggiana è ente sperimentatore per lo smart working, un progetto realizzato di concerto con la Regione Emilia-Romagna, che ha attivato il progetto VeLA. Quando è scattata l’emergenza sanitaria, siamo quindi arrivati preparati sui passaggi e sulle procedure necessarie per realizzare il lavoro a distanza. In pochi giorni siamo riusciti ad attivare 150 postazioni di lavoro agile, su poco più di 400 postazioni di lavoro dipendente tra comuni e unione, pari a circa il 40% in Smart Working. I restanti dipendenti continuano a lavorare in sede, in modo da assicurare le attività indifferibili o in flessibilità organizzativa su turnazioni orarie nel rispetto delle norme vigenti sul distanziamento sociale. L’emergenza mondiale in atto ha accelerato notevolmente la sperimentazione, che è diventata sistema rodato e attivo”.
Per facilitare questa forma di lavoro sono stati forniti alcuni notebook e 75 soluzioni di connettività, attingendo alle offerte e ai preventivi nati dal Fondo di solidarietà digitale. Sul portale dell’Unione – www.bassareggiana.it – è stata poi creata una sezione dedicata al #Kit dello smart worker che fornisce una nutrita serie di informazioni: formazione tramite materiale audiovisivo; linee guida; normativa; info-grafiche sulle principali piattaforme di web meeting; i progetti speciali dell’Unione.
Il monitoraggio viene effettuato attraverso la tenuta di un #Diario di bordo: i dipendenti in lavoro agile devono rendicontare l’attività svolta e dare un feedback sugli aspetti tecnologici (connessione ai gestionali e fruizione di dotazioni), organizzativi e relazionali.
Fino a fine maggio lo smart working proseguirà con 150 postazioni poi si potrà pensare ad una riorganizzazione, alcuni uffici rientreranno gradualmente in sede e a regime si arriverà ad un 15-20% di dipendenti in SW. Ma il processo è già stato formalizzato per mantenere lo SW come alternativa di lavoro per le professionalità che lo consentono.
“La pratica e la diffusione dello smart working – afferma Matteo Benassi, sindaco delegato per l’Innovazione tecnologica e l’Agenda digitale presso l’Unione – costituiscono una solida base per incrementare la produttività della Pubblica Amministrazione, migliorare il benessere dei lavoratori, favorire una maggiore conciliazione dei tempi di vita e di lavoro ed incrementare la sostenibilità ambientale del sistema degli enti locali in linea con gli obiettivi dell’Agenda ONU 2030. Grazie allo smart working e alle altre forme di incontro a distanza siamo riusciti a garantire in modo efficace, anche nella fase di emergenza epidemiologica da coronavirus, la continuità dell’azione amministrativa e, al tempo stesso, a porre le basi per un cambiamento positivo anche nei mesi a venire, con il più ampio obbiettivo di facilitare la ripresa economica e sociale al termine della crisi”.
“Gli obiettivi ad oggi raggiunti – aggiunge la presidente dell’Unione Camilla Verona – sono il frutto del lavoro di funzionari competenti in materia e di dipendenti che non si sono tirati indietro per condividere le azioni utili ad attuare lo SW. Questa emergenza sanitaria, seppur tragica, ha offerto una grande opportunità a che questo processo di nuova organizzazione del lavoro venisse attuato in tempi così brevi. Il processo, comunque, è solo iniziato e tanto ancora dovremo e potremo fare”.
#CAMERACAFÈ – È l’appuntamento fisso del venerdì (salvo festivi), un momento di confronto in videoconferenza, chiamato #CameraCafè, con tutti i responsabili dei progetti in smart working, la direzione dell’Unione, il sindaco delegato per l’Innovazione tecnologica e l’Agenda digitale (Matteo Benassi, sindaco di Boretto) e, a rotazione, sindaci e amministratori dei singoli comuni associati con delega sugli ambiti trattati di volta in volta. È uno staff di aggiornamento sull’emergenza ma anche di confronto sul funzionamento ordinario dell’ente. Una condivisione a distanza importante dal punto di vista lavativo ma anche umano, per mantenere quella dimensione di socialità fondamentale in questo momento, consolidando il senso di appartenenza.
LINEA LAVORO – Sono i tavoli sindacali che, nell’emergenza Covid 19, sono diventati settimanali. L’Unione Bassa Reggiana è l’unico ente in tutta la provincia ad attuare questi incontri con questa cadenza. Si tengono ogni martedì e vi partecipano le rappresentanze sindacali del territorio di tutte le sigle Cgil, Cisl, Uil della funzione pubblica, i responsabili dell’Unione, dell’Asp (Azienda Servizi Speciali) e le Rsu. Durante questi incontri si trattano svariate tematiche, su polizia locale, servizi socio-assistenziali, lavoro e sicurezza, disposizioni di protezione sui luoghi di lavoro, amministrazione ordinaria e straordinaria.
“CARTOLINE DALLA BASSA” – 15 minuti di webinar nazionali di relazione sulle cose fatte e in corso all’Unione Bassa Reggiana, su ogni ambito dell’azione amministrativa, dai servizi educativi 0-6 anni alle attività socio-sanitarie, dall’emergenza coronavirus alla organizzazione del lavoro in smart working.
GIUNTA SENZA CARTA – Un piccolo ma rivoluzionario progetto di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione. “Giunta senza carta” è partito il 4 settembre 2019, prendendo spunto dall’agenza digitale locale, approvata dalla giunta dell’Unione per il mandato 2019-2024. Lo scopo? Eliminare totalmente il cartaceo, contenere la spesa ma soprattutto semplificare, modernizzare e innovare la macchina amministrativa con un nuovo approccio mentale e culturale. Da settembre scorso, quindi, non si stampano più ordini del giorno, delibere, atti e documenti connessi: gli otto sindaci dei comuni associati e gli assessori al welfare sono dotati di un tablet preso a noleggio a costi molto contenuti, un piccolo investimento che si è ripagato molto velocemente.
